گم شدن و بلاتکلیفی درخواستها
مشخص نبودن اینکه هر پرونده یا درخواست در حال حاضر دست چه کسی است و چرا معطل مانده است
اتوماسیون گردش کار
مدیریت و اتوماسیون گردش کار
تبدیل فرآیندهای دستی به یک سیستم پویا و قابل ردیابی
جریانهای کاری دیجیتال
ساختارمند و قابل ردیابی
کاهش خطاها و تاخیرات
چالش فرآیندهای دستی
وقتی فرآیندهای کاری با ابزارهای غیررسمی مثل ایمیل، پیامرسانها، اکسلهای پراکنده و پیگیریهای تلفنی مداوم مدیریت میشوند، سازمان با اشکالات زیر مواجه خواهد شد:
خطاهای فرآیندی و نقایص اطلاعاتی
فرمهای ناقص، اسناد گمشده و اعمال سلیقهای قوانین و محدودیتهای کسبوکار
اتلاف زمان مدیریت
صرف بخش زیادی از زمان مدیران برای پیگیریهای روزمره، داوری در اختلافات بین واحدها و تصمیمگیریهای تکراری
نبود سابقه استنادپذیر
دشواری در حسابرسی عملیات و عدم دسترسی به سوابق یکپارچه و تحلیلشدنی برای پروژههای بهبود
یک جریان کاری هوشمند
اتوماسیون گردش کار در سامانروش
تبدیل فرآیندهای دستی و پراکنده به جریانهای کاری دیجیتال
اتوماسیون گردش کار در سامانروش، به معنای تبدیل فرآیندهای دستی و پراکنده، به جریانهای کاری دیجیتال است. در این حالت مراحل انجام کار و گردش اطلاعات، نقشها و مسئولیتها، دسترسی افراد، تاییدها و کنترلهای لازم به صورت ساختارمند و قابل ردیابی انجام میشود. در نتیجه این امر منجر به کاهش خطاها و تاخیرات در فرآیند و افزایش بهرهوری میگردد.
ریسکهای نبود سیستم
عدم وجود سیستمهای اطلاعاتی برای اجرای فرآیندها، ریسکهایی برای مدیریت ارشد سازمان به همراه دارد:
کند شدن سرعت پاسخدهی
افت شدید شاخص زمان چرخه فرآیند و عقب ماندن از تعهدات به مشتریان یا ذینفعان
ناکارآمدی دیجیتالی
خرید نرمافزارهای گرانقیمت بدون اصلاح فرآیند که صرفاً منجر به اجرای سریعتر فرآیندهای اشتباه و هزینهزا میشود
عدم انطباق و تکرار خطا
تکیه بر حافظه افراد برای رعایت قوانین کسبوکار که همواره احتمال خطای انسانی، اعمال سلیقه و فساد اداری را بالا نگه میدارد
نگاه سامانروش
سیستمسازی در مسیر توسعه مطمئن کسبوکار
نگاه سامانروش به آینده
ما در سامانروش به آیندهای میاندیشیم که در آن کسبوکارهای ایرانی با اطمینان توسعه یابند. از این رو، سامانروش در این مسیر، با تمرکز بر سیستمسازی منطبق بر نیاز واقعی سازمان، به ارتقای شفافیت، انسجام، کارایی و قابلیت کنترل در فرآیندهای اجرایی کمک میکند.
خروجی قابل تحویل
خروجیهای فرآیند اتوماسیون گردش کار در سامانروش:
طراحی فرآیندهای موردنیازو پیادهسازی دیجیتال
اجرای فرآیندها منظمتر و سریعتر میشود
فرمهای هوشمند و کنترل شده
خطا و دوبارهکاری کاهش پیدا میکند
تعریف نقشها، ارجاعها و تاییدها
مسئولیتها شفافتر میشوند
قواعد کسبوکار و کنترلهای سیستمی
پیگیری دستی کمتر میشود
داشبوردها و گزارشهای مدیریتی
مدیران دید دقیقتری نسبت به وضعیت کار پیدا میکنند
سوابق قابل ردیابیاجرای فرآیندها
امکان کنترل، پاسخگویی و بهبود مستمر افزایش مییابد
فرآیند همکاری
فرآیند اتوماسیون گردش کار در سامانروش:
01آمادهسازی و اصلاح فرآیند
مدلسازی فرآیندهای نهایی و اصلاح منطق در صورت لزوم پیش از ورود به فضای نرمافزار
02طراحی ساختار داده و فرمها
مشخص کردن دقیق ورودیها، فیلدهای اطلاعاتی الزامی و اعتبارسنجی دادهها
03فرمولهسازی قواعد و مسیرها
تعیین شفاف نقشها، سطوح دسترسی، شرایط انشعاب فرآیند و قوانین تصمیمگیری
04پیادهسازی و تست
استقرار آزمایشی جریان کار در بستر نرمافزار و رفع اصلاحات مورد نیاز
05آموزش و حاکمیت سیستم
پایش نرخ پذیرش کاربری، بهینهسازی فرمها براساس تجربه واقعی کاربران و استقرار سازوکار نگهداری و توسعه سیستم
