عارضه‌یابی

عارضه‌یابی و کشف گلوگاه‌های پنهان

شناسایی ریشه مشکلات عملیاتی؛ قبل از آنکه هزینه‌های پنهان بیشتر شوند

مسئله دقیقاً کجاست؟ چرا به وجود آمده است؟ از کجا باید اصلاح را شروع کرد؟
شناخت مسئله

سازمان را همان‌طور که کار می‌کند ببینیم

نشانه‌های مشکل

در بسیاری از سازمان‌ها، نشانه‌های مشکل از مدت‌ها قبل دیده می‌شود؛

تاخیر در انجام کارها، دوباره‌کاری، ناهماهنگی بین واحدها، وابستگی بیش‌ازحد به چند فرد کلیدی، نارضایتی مشتری، کاهش بهره‌وری، فشار کاری بالا و تصمیم‌هایی که دائماً با تأخیر یا آزمون‌وخطا گرفته می‌شوند. اما مشکل اصلی معمولاً خود این نشانه‌ها نیست؛ در واقع مسئله این است که در پس این نشانه‌ها، فرآیندها دچار اختلال و ناکارآمدی شده‌اند و تا زمانی که این ریشه‌ها شناسایی نشوند، هر اقدام اصلاحی می‌تواند پرهزینه، ناقص یا حتی اشتباه باشد.

در فرآیند عارضه‌یابی به دنبال پاسخ به سوالات زیر هستیم:

  • مسئله دقیقاً کجاست؟
  • چرا به وجود آمده است؟
  • چه اثری بر عملکرد سازمان گذاشته است؟
  • و از کجا باید اصلاح را شروع کرد؟
عارضه‌یابی در نگاه سامان‌روش

عارضه‌یابی در نگاه سامان‌روش، به معنای بررسی ساختاری، میدانی و تحلیلی نحوه واقعی انجام کار در سازمان، با هدف شناسایی نقاط هدررفت منابع و ریشه اختلال‌هایی که مانع عملکرد بهینه سازمان شده‌اند؛ می‌باشد.

به بیان ساده، عارضه‌یابی یعنی: سازمان را همان‌طور که کار می‌کند ببینیم، نه آن‌طور که تصور می‌کنیم کار می‌کند.
چرایی عارضه‌یابی؟

چرایی عارضه‌یابی؟

چرا باید مسئله را پیش از انتخاب راهکار شناخت؟

بسیاری از سازمان‌ها قبل از اینکه مسئله را درست بشناسند، سراغ راهکارهایی مثل خرید نرم‌افزار، جذب نیرو، تغییر در سیستم یا ساختار می‌روند؛ در صورتیکه اگر مسئله دقیق تشخیص داده نشود، این اقدامات می‌توانند علاوه بر هزینه‌بر بودن، صورت مسئله را پیچیده‌تر کنند. عارضه‌یابی و ارزیابی فرآیندها کمک می‌کند تا بین علائم ظاهری و علت‌های ریشه‌ای تفاوت قائل شده و منابع سازمان را روی اولویت‌های درست متمرکز کنیم.

عدم اجرای فرآیند عارضه‌یابی دقیق پیش از هرگونه اقدام عملیاتی، ریسک‌هایی برای مدیریت ارشد سازمان به همراه دارد:

تداوم ناکارآمدی‌ها و اتلاف منابع در سازمان

باعث می‌شود گلوگاه‌ها و فعالیت‌های زائد بدون اصلاح باقی بمانند و منابع سازمان هدر برود.

تصمیم‌گیری براساس فرضیات نه واقعیت

مدیریت را به سمت اقداماتی می‌برد که پشتوانه تحلیلی و شناخت دقیق از مسئله ندارند.

خدشه‌دار شدن اعتبار

تکرار خطاها و تصمیم‌های کم‌اثر، اعتماد ذی‌نفعان به کیفیت مدیریت و عملکرد سازمان را تضعیف می‌کند.

نگاه سامان‌روش به آینده

ما در سامان‌روش به آینده‌ای می‌اندیشیم که در آن کسب‌وکارهای ایرانی با اطمینان توسعه یابند. از این رو، سامان‌روش در این مسیر، با تمرکز بر نقاط ضعف و قوت سازمان، بدنبال شناسایی علل ریشه‌ای مسائل می‌باشد.

خروجی‌ها

خروجی‌های فرآیند عارضه‌یابی در سامان‌روش:

گزارش عارضه‌یابی

جمع‌بندی نهایی وضعیت و نتایج بررسی

فهرست عارضه‌ها و گلوگاه‌های اصلی

لیست نقاط اختلال و هدررفت منابع

تحلیل علت‌های ریشه‌ای

شناسایی دلایل اصلی بروز مشکلات

اولویت‌بندی مسائل

تعیین موارد مهم‌تر براساس شرایط سازمان

پیشنهادهای اقدامات اصلاحی

راهکارهای عملی برای رفع مشکلات

نقشه راه پروژه‌های بهبود

مسیر اجرای مرحله‌ای اصلاحات

فرآیند همکاری

فرآیند عارضه‌یابی در سامان‌روش:

01تعریف مسئله، دامنه و ذی‌نفعان

در این مرحله، مسئله اصلی، محدوده بررسی و افراد مؤثر یا درگیر در فرآیند به‌صورت شفاف مشخص می‌شود.

02ساخت فرضیه‌های اولیه

بر اساس شواهد اولیه، دلایل احتمالی بروز مسئله برای بررسی دقیق‌تر صورت‌بندی می‌شوند.

03جمع‌آوری داده کمی و کیفی

اطلاعات لازم از طریق مصاحبه، مشاهده، مستندات و داده‌های عملکردی گردآوری می‌شود.

04تحلیل علل ریشه‌ای و اعتبارسنجی با ذی‌نفعان

علت‌های اصلی اختلال، شناسایی و با نظر ذی‌نفعان کلیدی بررسی و تأیید می‌شود.

05اولویت‌بندی مسائل و پیشنهادات اقدامات اصلاحی

مسائل بر اساس اهمیت و اثرگذاری مرتب شده و برای هرکدام اقدام اصلاحی مناسب پیشنهاد می‌شود.

همراهان سامان‌روش

مشتریان ما

اعتماد سازمان‌ها و کسب‌وکارها، ارزشمندترین سرمایه ماست.

دانشگاه صنعتی خواجه نصیرالدین طوسی
شهر فرش
آب
تدبیر برتر
دیدگاهان
زغالسنگ البرز
کانون ارزیابی
گاز خراسان
وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی
مبین انرژی
هایپرفامیلی
بازارتی
دور و نزدیک
سازمان انتقال خون ایران
ایران تام
سام اکسون
ستاره ونک
سیمند کابل
یدکی‌جات